انسانها با حركت در مسير تكامل و رشد عقلاني خود به تدريج بر ضرورت برنامه ريزي در زندگي واقف شدند و آن را به منزله ابزاري در خدمت مديريت و رهبري نظامهاي اجتماعي، مورد توجه قرار دادند. سازمانها و موسسه های اداري امروز، به حدي پيچيده شده اند كه بدون اقدام به برنامه ريزيهاي دقيق امكان ادامه حيات ندارند.

برنامه ريزي از وظائف بسيار مهم مديران است و با ساير وظائف آنها نيز ارتباط دارد. اگر نگرش مبتني بر برنامه ريزي به سراسر زندگي افراد تسري يابد، به نوعي تعهد به عمل بر مبناي تعقل و تفكر آينده نگر و عزم راسخ بر استمرار آن، برايشان ايجاد مي‌شود.

   بعلاوه، تحقق اهداف فردي و سازماني نيز مستلزم برنامه ريزي است به طوري كه حتي براي نيل به اهدافي بسيار جزئي و زود گذر (نظير رفتن به يك مهماني يا فروش يك محصول) نيز بايد برنامه ريزي شود. در واقع نياز به برنامه ریزی از اين مسئله ناشي مي شود كه همه سازمانها با فعاليت در محيطي پويا، مترصد آنند كه منابع محدود خود را براي رفع نيازهاي متنوع و رو به افزايش خود صرف كنند. پويايي محيط و وجود تلاطم در آن و عدم اطمينان ناشي از تغييرات محيطيْ، بر ضرورت انكار ناپذير برنامه ريزي مي افزايد.

تعريف برنامه ريزي

چند مورد از تعريف برنامه ريزي بشرح زير است:

1-      برنامه ريزي عبارت است از تعيين هدف و يافتن يا پيش بيني كردن راه تحقق آن.

2-      برنامه ريزي عبارت است از تصميم گيري در مورد اينكه چه كارهايي بايد انجام گيرد.

3-      برنامه ريزي عبارت است از تصور و طراحي وضعيت مطلوب و يافتن و پيش بيني كردن راهها و وسايلي كه نيل به آن را ميسر سازد.

4-      برنامه ريزي عبارت است از طراحي عمليات براي تغيير يك شي يا موضوع بر مبناي الگويي پيش بيني شده.

5-      برنامه ريزي را مي توان: پاسخ (3) ك (كي ، كجا، كِي) و 3 چ (چي ، چرا ، چگونه) دانست، به عبارت ديگر، برنامه ريزي، فرد يا سازمان انجام دهنده كار (كی)، مكان انجام كار (كجا)، زمان انجام كار (كِي)، نوع كار (چي)، علت انجام كار (چرا) و شيوه‌هاي انجام كار(چگونه) را مشخص مي‌كند.

6-      برنامه ريزي فعاليتي است كه جامعه كوشش مي كند از طريق آن بر خويشتن كنترل داشته باشد و آينده را بر پايه عقل پي ريزي نمايد.

7-      برنامه ریزی عبارت است از تهیه و توزیع و تخصیص عوامل و وسایل محدود برای رسیدن به هدف های مطلوب در حداقل زمان و با حداقل هزینه ممکن

8-      برنامه‌ريزي، فرآيند آگاهانه تصميم‌گيري در مورد اهداف و فعاليتهاي آينده يک فرد، گروه، واحد کاري يا سازمان است.

هدف از برنامه ريزي
1- افزايش احتمال رسيدن به هدف، از طريق تنظيم فعاليتها
2- افزايش منفعت اقتصادي از طريق مقرون به صرفه ساختن عمليات
3- متمرکز شدن بر طريق دستيابي به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسير
4- مهيا ساختن ابزاري بر کنترل
 

تعريف برنامه

   برنامه سندى است كه با توجه به هدف و يا اهدافى خاص حاوى مجموعه اى از عمليات و تصميمات منظم (از نظر سلسله مراتب زمانى) و مربوط به هم (از نظر سلسله مراتب تقدم و تأخر اجرا) جهت تحقق اهداف مورد نظر است.

   به عبارت ديگر برنامه عبارتست از مجموعه حقايق و ارقام مرتبطى كه مشخص كننده مطلوب ترين راه تحقق اهداف است.

تفاوت ميان برنامه و برنامه ريزى

   برنامه يك سند است (اغلب مكتوب) كه نشان دهنده يك سلسله عمليات مرتبط به هم با زمان بندى خاص. در حالى كه برنامه ريزى يك فرآيند و جريان و فعل است كه در نهايت منتهى به تهيه سند برنامه مى شود.

انواع برنامه ريزى در سطح کلان[1]

   از آنجايى كه محصول نهايى فرآيند برنامه ريزى منتج به تهيه سند برنامه مى شود لذا در تقسيم بندى انواع برنامه و انواع برنامه ريزى با اسامى مشترك و همسان سر و كار داريم. در نتيجه توضيح و شرح يكى، آن ديگرى را نيز در برمى گيرد در اينجا به علت وسعت مسأله تنها به تشريح و توصيف انواع برنامه ريزى مى پردازيم.

   از جهات مختلف در انواع برنامه ريزى ها به ۴ دسته و عنوان برمى خوريم.

الف - برنامه ريزى از نظر زمانى

   از اين نظر برنامه ريزى به ۴ دوره مختلف تقسيم مى شود:

۱- كوتاه مدت (۲- ۱ساله)، ۲- ميان مدت (۸ – ۳ ساله)، 3 - درازمدت (۲۵ – ۱۰ ساله)،  ۴ - غلتان.

ب - برنامه ريزى از نظر مكانى

   اين نوع برنامه ريزى از وسعت جغرافيايى تأثير مى گيرد و شامل انواع زیر است:

۱- روستايى ۲- شهرى ۳- استانى ۴- منطقه اى ۵- كشورى يا ملى ۶- جهانى.

ج - برنامه ريزى از نظر مديريتى

   اين نوع برنامه ريزى دربرگيرنده جهت گيرى هاى كلى و اساسى نظرى است:

۱- متمركز يا اجبارى     ۲- نيمه متمركز    ۳- مختلط     ۴- ارشادى     ۵- موضعى و موردى

د - برنامه ريزى از نظر موضوعى

۱- كلان ۲- اقتصادى ۳- بخشى ۴- بين بخشى ۵- جامع ۶- اجتماعى ۷- نيروى انسانى ۸- فيزيكى ۹- آمايش سرزمين ۱۰- بخشى - منطقه اى.

   براى اين كه بهتر بتوانيم تصوير مناسبى از انواع برنامه ريزى داشته باشيم به تعريف و توضيح كوتاهى از برخى آنها مى پردازيم:

برنامه ريزى غلتان

   به نوعى از برنامه ريزى مى گويند كه در آن بعد از تعيين يك افق زمانى (۵ يا ۱۰ ساله) ۲ تا ۳ سال پس از شروع، يك بازنگرى در كل برنامه صورت گرفته و براساس مقدار پيشرفت انجام شده و منابع مالى كاهش يا افزايش يافته، دوباره برنامه بر طبق همان افق زمانى قبلى با توجه به آمار و اطلاعات جديد طراحى مى شود و اين عمل هر ۲ تا ۳سال يك بار صورت مى گيرد.

برنامه ريزى روستايى

   به مراحل تهيه برنامه هايى كه براى عمران و توسعه روستا و ارتقا كيفيت و كميت خدمات اعم از آموزشى، بهداشتى، درمانى و زيربنايى در محيط روستا و بهبود زندگى و معيشت روستانشينان و ايجاد اشتغال طراحى و اجرا مى شوند برنامه ريزى روستايى مى گويند. در ايران برنامه ريزى روستايى در قالب طرح هاى بخشى به دستگاه هايى مثل بنياد مسكن، جهاد كشاورزى و دفتر مناطق محروم رياست جمهورى سپرده شده است.

برنامه ريزى شهرى

   به مراحل تهيه برنامه هايى كه در جهت تأمين هر چه بيشتر آسايش شهرنشينان از قبيل نحوه طراحى ساختمان ها، خيابان ها و معابر و اماكن عمومى و ادارى و خدماتى و تفريحى و امور زيربنايى تهيه و اجرا مى شوند برنامه ريزى شهرى مى گويند. برنامه ريزى شهرى در ايران عمدتاً در اختيار شهردارى ها بوده و آنها هستند كه به عنوان نهادى مردمى برنامه هاى شهرى آماده مى كنند.

برنامه‌ريزي كلان (در سطح كليات)

   نوعي از برنامه‌ريزي كه در آن اهداف، متغيرها و ابزار برنامه‌ريزي، همگي در برگيرندة تمام نظام اقتصادي كشور است. اهداف اين سطح برنامه‌ريزي توسعه اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي و ...

   كوشش‌هايي كه در زمينه برآورد عوامل كلان اقتصادي، مانند: توليدملي، درآمد ملي، صادرات و واردات، اشتغال و... تعيين سهم بخش‌هاي مختلف اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي، دفاعي و ... براي نيل به هدف‌هاي تعيين شده اجتماعي صورت گيرد،‌ برنامه‌ريزي كلان ناميده شود.

برنامه ريزى اقتصادى

   اين نوع برنامه ريزى عمدتاً بخش هاى توليدى مانند كشاورزى، آب، صنعت و معدن، مخابرات، ارتباطات، انرژى، امور زيربنايى را مد نظر داشته و برنامه هايى در جهت هماهنگى فعاليت هاى توليدى به منظور رسيدن به هدف هاى مورد نظر ارائه مى كند.

برنامه ريزى اجتماعي

   فرآيند هدايت و جهت‌گيري و ايجاد هماهنگي در برنامه‌هايي كه جنبه رشد و تعالي انسان را دنبال كند يا اسباب بهزيستي اش را فراهم مي‌آورد. از نظر فرهنگ برنامه‌ريزي، امروزه بخش‌هايي مانند: ارشاد اسلامي، آموزش و پرورش، بهداشت، تأمين اجتماعي، مسكن، سرگرمي‌ها، اوقات فراغت و... در قلمرو مسائل اجتماعي قرار دارد. در نتيجه برنامه‌ريزي در اين عرصه برنامه‌ريزي اجتماعي خوانده مي‌شود.

آمايش سرزمين

   تنظيم رابطه انسان و فضا و فعاليت‌هاي انسان در فضا به منظور بهره برداري منطقي از تمام امكانات درجهت بهبود وضعيت مادي، معنوي و اجتماعي. ‌در آمايش سرزمين، ‌سياست و خط مشي كلي توزيع جغرافيايي فعاليت‌هاي برنامه‌ريزي مشخص مي‌شود. از جمله مسايل مهم مطرح در آمايش سرزمين، ‌توزيع جغرافيايي جمعيت، ‌سكونتگاه‌ها و نحوه استفاده از اراضي كشور است. به عبارت ديگر برنامه‌ريزي آمايش سرزمين عبارت است از فرآيند بهره‌برداري عقلايي از امكانات، منابع و استعدادهاي مناطق مختلف (فضاي ملي) كه مجموعه سرزمين ملي را تشكيل مي‌دهند.

برنامه‌ريزي متمركز (اجباري)

   نوعي از برنامه‌ريزي كه درآن ميزان توليد، سرمايه‌گذاري و قيمت‌ها در سطح بخش‌هاي اقتصادي و تا كوچك‌ترين حد ممكن براي بخش دولتي و بخش غير دولتي از سوي دولت مركزي تعيين مي‌شود. در برنامه‌ريزي متمركز دولت تعيين مي‌كند چه بايد توليد شود، چه ميزان توليد شود و چگونه عوامل توليدي بين مصارف مختلف توزيع شوند. برنامه‌ريزي متمركز در "مركز" انجام مي‌شود و سپس به بخش‌هاي مختلف اقتصاد ديكته مي‌شود.

برنامه ريزي ارشادي

    در اين برنامه ريزي دولت مطالعاتي را انجام داده و الگوي مناسبي براي تخصيص منابع بدست مي آورد. براي اجراي الگو، دولت از اجبار استفاده نكرده ولي از وسائل تشويقي و اهرمهاي پولي و مالي كمك مي گيرد. در واقع دولت با ايجاد زمينه ها علاوه بر اطلاع دادن، اعمال اقتصادي را در جهت هاي مورد نظر هدايت مي كند.

برنامه‌ريزي جامع

   برنامه‌ريزي كلي نيز ناميده مي‌شود و پيشرفته‌ترين شكل برنامه‌ريزي توسعه است. برنامه جامع حاصل جمع برنامه‌هاي جزيي يا بخشي است كه در جهت سازگاري با چارچوب برنامه ملي به درستي هماهنگ و برنامه‌ريزي شده‌اند. برنامه جامع،‌ كل اقتصاد از جمله بخش خصوصي را در بر مي‌گيرد و به هنگام تهيه آن بايست به طور پيوسته با سرمايه‌گذاران بزرگ در بخش خصوصي مشاوره شود. 

برنامه‌ريزي در سطح سازمانها(خُرد)[2]

انواع برنامه ريزي در سطح خُرد
   برنامه ها براي مقاصد متنوعي تنظيم مي‌شوند وبه فراخور هر وضعيت به گونه‌اي متناسب با آن شکل مي‌گيرند لذا بطور كلي دسته بندي ذيل براي انواع برنامه ريزي مطرح مي‌باشد :

1- برنامه‌ريزي تخصصي

   گاهي با توجه به ماهيت تخصصي برخي از وظايف مديريت براي انجام آنها برنامه‌ريزي مي‌شود. اين برنامه ريزيها را برنامه ريزي تخصصي مي‌نامند که بر اساس وظايف مديريت در سازمان عنوان مي‌گردد.
الف- برنامه ريزي و کنترل توليد (مديريت توليد): عبارتست از تعيين نيازها و تأمين ابزار و تسهيلات و تربيت نيروي انساني لازم براي توليد محصولات و کالاها با توجه به تقاضاي موجود در بازار و نيازهاي پيش بيني نشده جامعه.

ب- برنامه ريزي نيروي انساني : در اين نوع از برنامه ريزي با تعيين افراد مورد نياز سازمان در سالهاي آينده امکانات و تسهيلات مورد نياز (انتخاب ، آموزش ، ترفيع ، بازنشستگي و ...) تخمين زده مي‌شود. برنامه ريزي نيروي انساني با تهيه نمودار (ساختار) سازماني آغاز مي‌شود و مواردي نظير تهيه نمودار جانشين و ترفيع، تدوين آيين نامه استخدامي و تنظيم برنامه هاي آموزشي ضمن خدمت را در بر مي‌گيرد.

ج- برنامه ريزي مالي و تنظيم بودجه : عبارتست از تعيين ميزان و چگونگي منابع و همچنين تعيين ميزان و چگونگي مصارف مالي به منظور تأمين هدفهاي موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن مي باشد.

2- برنامه ريزي عملياتي (اجرايي)

   برنامه هاي عملياتي براي به اجرا درآوردن تصميمات راهبردي طراحي مي‌شوند به عبارت ديگر برنامه هاي اجرايي عبارتند از تصميمات کوتاه مدت که براي بهترين استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محيط اتخاذ مي‌گردند.

مراحل برنامه ريزي عملياتي عبارتند از :

الف- تدوين برنامه هاي کوتاه مدت (مانند تنظيم بودجه و زمانبندي)

ب- تعيين معيارهاي کمي و کيفي سنجش عملکرد و ارزيابي هزينه هاي اجراي عمليات

ج- ارزيابي برنامه ها و تعيين موارد انحراف عملکرد از آنها

د- تجديد نظر در برنامه ها و تهيه برنامه هاي جديد

3- برنامه ريزي راهبردي(استراتژيک)

   برنامه ريزي راهبردي در بر دارنده تصميم گيري‌هايي است که راجع به اهداف راهبردي بلند مدت سازمان
مي باشند. دراين نوع از برنامه ريزي مقاصد (مأموريتها) و هدف‌هاي سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف هاي کمي و کوتاه که آن را هدفگذاري مي‌نامند، تجزيه مي گردد.

همچنين سياستهاي کلي (تدوين و تنظيم خط مشي ها) و برنامه هاي عملياتي طرح‌ريزي مي گردد.

برنامه ريزي راهبردي، آينده را پيش‌گويي نمي‌کند ولي يک مدير را مي تواند در موارد ذيل ياري دهد: